Die wichtigsten Themen rund um die E-Rechnung – kurz, verständlich und aus der Praxis kleiner Betriebe.
Die E-Rechnung betrifft immer mehr betriebliche Abläufe – vom Rechnungseingang über die Erstellung bis zur digitalen Aufbewahrung. Für Handwerksbetriebe ist vor allem wichtig zu verstehen, welche Anforderungen im eigenen Betrieb tatsächlich relevant sind und welche technischen Voraussetzungen dafür benötigt werden.
Dieser Ratgeber gibt einen verständlichen Überblick über die wichtigsten Begriffe, Formate und praktischen Schritte.
Eine E-Rechnung ist mehr als eine Rechnung, die lediglich als PDF per E-Mail verschickt wird. Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und elektronisch weiterverarbeitet werden können.
Zu den in Deutschland gebräuchlichen Formaten gehören unter anderem XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Varianten.
Eine normale PDF-Datei ist nicht automatisch eine E-Rechnung.
Ob und in welchem Umfang ein Betrieb E-Rechnungen empfangen oder ausstellen muss, hängt unter anderem vom Rechnungsempfänger, der Art des Geschäfts und den jeweils geltenden Übergangsregelungen ab.
Besonders unterschieden werden sollten:
Welche Anforderungen im jeweiligen Gewerk typischerweise relevant sind, zeigt die Übersicht E-Rechnung nach Gewerk ansehen.
XRechnung und ZUGFeRD sind zwei in Deutschland gebräuchliche Wege, Rechnungsdaten elektronisch und strukturiert zu übermitteln. Sie unterscheiden sich jedoch in der Art, wie die Daten vorliegen und weiterverarbeitet werden.
XRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat auf XML-Basis. Die Daten liegen maschinell verarbeitbar vor, das Format enthält in der Regel keine zusätzliche PDF-Darstellung. XRechnung ist häufig bei öffentlichen Auftraggebern relevant.
ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Darstellung mit strukturierten Rechnungsdaten. Eine solche Datei ist für Menschen lesbar und gleichzeitig elektronisch verarbeitbar. Allerdings lassen sich nur geeignete Varianten beziehungsweise Profile als E-Rechnung einordnen – nicht jede ZUGFeRD-Datei erfüllt automatisch alle Anforderungen.
Für Empfang und Ausstellung von E-Rechnungen gelten unterschiedliche gesetzliche Anforderungen und Übergangsregelungen. Welche Regel konkret für einen Betrieb gilt, hängt unter anderem von Art des Geschäfts und Rechnungsempfänger ab.
Da sich gesetzliche Vorgaben ändern können, sollten bei konkreten Fristen aktuelle offizielle Informationen herangezogen werden.
Prüfen Sie nicht nur, wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen, sondern auch, ob Ihr Betrieb technisch bereits E-Rechnungen empfangen kann.
Ein wichtiger Schritt ist sicherzustellen, dass eingehende E-Rechnungen im Betrieb technisch empfangen, geöffnet, geprüft und weiterverarbeitet werden können.
Dabei sollte geklärt werden:
Beim Erstellen von E-Rechnungen sollte geprüft werden, ob die verwendete Software das benötigte Rechnungsformat unterstützt und die erforderlichen Rechnungsdaten strukturiert ausgeben kann.
Für Handwerksbetriebe können zusätzlich Funktionen wichtig sein wie:
Eine Übersicht geeigneter Programme finden Sie im Software für E-Rechnungen vergleichen.
Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte elektronische Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt. Ein Ausdruck allein ersetzt die elektronische Originaldatei nicht.
Bei elektronischen Rechnungen sollte die elektronische Originalform erhalten bleiben. Ein Ausdruck allein ersetzt die elektronische Datei nicht. Wie die Aufbewahrung organisatorisch umgesetzt wird, hängt unter anderem von Software, Buchhaltung und betrieblichen Prozessen ab.
Bei steuerlichen Detailfragen sollten aktuelle offizielle Informationen oder qualifizierte Fachberatung genutzt werden.
Eine normale PDF-Datei ist nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung.
Der Fokus liegt häufig nur auf dem Ausstellen, obwohl auch der Rechnungseingang technisch funktionieren muss.
Viele Probleme lassen sich vermeiden, wenn frühzeitig geprüft wird, welche Formate und Funktionen die vorhandene Software unterstützt.
Rechnungserstellung, Buchhaltung und Steuerberatung sollten möglichst zusammen gedacht werden.
Privatkunden, Unternehmen und öffentliche Auftraggeber können unterschiedliche Anforderungen haben.
Elektronische Rechnungen sollten nicht ausschließlich in Papierform archiviert werden.
Erst prüfen, welche Kunden E-Rechnungen erwarten. Dann Programm auswählen und mit einer Testrechnung an einen wohlwollenden Kunden starten. Anschließend Büroablauf anpassen und alle Beteiligten einmal kurz einweisen. Welche weiteren Schritte sinnvoll sind, hängt von den Kunden, der verwendeten Software und den betrieblichen Abläufen ab.
Im Alltag ist weniger entscheidend, wie ein Format technisch im Detail aufgebaut ist, sondern ob der Rechnungsprozess im Betrieb zuverlässig funktioniert. Ein sinnvoller Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
Die Rechnung geht über den vereinbarten digitalen Weg im Betrieb ein.
Die verwendete Software sollte die strukturierten Rechnungsdaten lesen oder zumindest für die weitere Bearbeitung bereitstellen können.
Wie bei anderen Rechnungen sollten Inhalt, Leistung, Beträge und Zuordnung zum richtigen Auftrag oder Projekt geprüft werden.
Die Daten sollten möglichst ohne unnötige Mehrfacheingaben in die weitere Buchhaltung übernommen oder digital an den Steuerberater weitergegeben werden können.
Die elektronische Rechnung sollte in ihrer elektronischen Form erhalten und nach den im Betrieb geltenden organisatorischen Abläufen aufbewahrt werden.
Je weniger Medienbrüche zwischen Rechnungseingang, Prüfung, Buchhaltung und Aufbewahrung entstehen, desto einfacher lässt sich der Prozess im Alltag handhaben.
Viele Fragen zur E-Rechnung lassen sich leichter beantworten, wenn frühzeitig geklärt wird, wie Software, Buchhaltung und Steuerberatung zusammenspielen.
Die konkrete steuerliche Beurteilung des Einzelfalls sollte mit dem Steuerberater geklärt werden.
Funktionen können sich je nach Tarif und Softwareversion unterscheiden. Maßgeblich sind die aktuellen Angaben des jeweiligen Anbieters.
Mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Check können Sie in wenigen Minuten prüfen, welche Punkte in Ihrem Betrieb bereits geklärt sind und wo noch Fragen offen sind.
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Oder informieren Sie sich zunächst E-Rechnung nach Gewerk.
Nicht automatisch. Eine E-Rechnung enthält strukturierte elektronische Rechnungsdaten, die maschinell verarbeitet werden können.
XRechnung ist ein strukturiertes XML-basiertes Rechnungsformat. ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF-Darstellung mit strukturierten Rechnungsdaten.
Nicht zwingend. Zunächst sollte geprüft werden, welche Funktionen die vorhandene Software bereits unterstützt.
Der Empfang ist ein eigener wichtiger Teil der Umstellung. Betriebe sollten prüfen, ob eingehende strukturierte Rechnungen technisch verarbeitet werden können.
Die elektronische Originalform sollte erhalten bleiben. Wie die Aufbewahrung im Einzelnen organisiert wird, hängt von den eingesetzten Systemen und betrieblichen Abläufen ab.
Für verbindliche gesetzliche Anforderungen und Fristen sollten aktuelle offizielle Informationen oder qualifizierte Fachberatung herangezogen werden.
Die Inhalte dieser Seite dienen ausschließlich der allgemeinen Information und Orientierung und stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Gesetzliche und technische Anforderungen können sich ändern. Für verbindliche Entscheidungen sollten aktuelle offizielle Informationen oder qualifizierte Fachberatung herangezogen werden.