E-Rechnung ohne Buchhaltungssoftware – geht das überhaupt?

Die E-Rechnung beschäftigt viele Handwerksbetriebe. Eine häufige Sorge lautet: Brauche ich dafür jetzt eine teure Buchhaltungssoftware? Die Antwort ist differenzierter, als es auf den ersten Blick scheint.

Dieser Beitrag ordnet sachlich ein, was ein Betrieb mindestens benötigt, um E-Rechnungen zu empfangen und weiterzuverarbeiten – und wann eine Softwarelösung sinnvoll werden kann.

Für den reinen Empfang einer E-Rechnung kann grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen. Wenn eine strukturierte Rechnung als Dateianhang eingeht, kann sie dort empfangen werden.

Zusätzlich muss sichergestellt sein, dass die strukturierte Rechnung lesbar dargestellt und geprüft werden kann. Dafür reicht bei wenigen Rechnungen oft ein geeigneter E-Rechnungsviewer aus.

Die einfachste Variante für Betriebe mit wenigen eingehenden E-Rechnungen ist die Kombination aus E-Mail-Postfach und einem E-Rechnungsviewer. Die Rechnung geht per E-Mail ein, wird mit dem Viewer lesbar dargestellt und anschließend geprüft. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung per E-Mail erhalten.

Der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung über ELSTER kann XRechnung und ZUGFeRD lesbar darstellen. Damit lässt sich eine eingegangene Datei sichtbar machen, ohne dass sofort eine eigene Software angeschafft werden muss.

Eine weitere Möglichkeit ist es, die eingegangene E-Rechnung an den Steuerberater oder einen Buchhaltungsdienst weiterzugeben. Dieser übernimmt die weitere Verarbeitung und Buchung.

Dabei sollte die elektronische Originaldatei übermittelt werden – also etwa die XML-Datei oder die ZUGFeRD-PDF. Ein bloßer Ausdruck reicht in der Regel nicht aus, weil die strukturierten Daten darin nicht enthalten sind.

Wer etwas mehr Unterstützung im Alltag wünscht, ohne gleich eine komplette Buchhaltungslösung einzuführen, kann auf einfache Rechnungssoftware zurückgreifen. Solche Lösungen können eingehende Rechnungen verwalten und teilweise auch eigene Rechnungen strukturiert erstellen.

Welche Lösung im Einzelfall sinnvoll ist, hängt unter anderem von der Rechnungsanzahl, der Anzahl der Mitarbeiter und den betrieblichen Arbeitsabläufen ab.

Ein Viewer allein kann ausreichen, wenn ein Betrieb nur gelegentlich E-Rechnungen erhält, die Abläufe überschaubar sind und die weitere Verarbeitung über den Steuerberater oder Buchhaltungsdienst läuft.

In solchen Fällen ist es nicht zwingend erforderlich, eine eigene Softwarelösung zu betreiben. Die Rechnung wird mit dem Viewer lesbar dargestellt, geprüft und als elektronische Originaldatei weitergegeben.

Software wird sinnvoll, wenn weitere Anforderungen hinzukommen. Das kann der Fall sein bei vielen eingehenden Rechnungen, mehreren Mitarbeitern, die Rechnungen bearbeiten, oder wenn der Betrieb eigene E-Rechnungen strukturiert erstellen möchte.

Auch komplexere Abläufe – etwa die automatische Übernahme von Rechnungsdaten in die Buchhaltung – können den Einsatz einer Softwarelösung nahelegen.

Der Empfang und die eigene Ausstellung von E-Rechnungen sind zwei unterschiedliche Dinge. Für den Empfang kann ein E-Mail-Postfach plus Viewer ausreichen. Wer hingegen eigene Rechnungen strukturiert erstellen möchte, benötigt in der Regel eine Lösung, die die entsprechenden Formate ausgeben kann.

Ob und wann ein Betrieb eigene E-Rechnungen ausstellen muss, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Bei verbindlichen Fragen sollten aktuelle offizielle Informationen oder qualifizierte Fachberatung herangezogen werden.

Für kleine Handwerksbetriebe mit wenigen eingehenden E-Rechnungen reicht oft ein einfacher Ablauf ohne eigene Buchhaltungssoftware. Die folgende Grafik zeigt den typischen Weg einer eingehenden E-Rechnung.

Die Rechnung geht per E-Mail ein, wird mit einem Viewer lesbar dargestellt, inhaltlich geprüft, elektronisch abgelegt und anschließend an den Steuerberater weitergegeben.

Nein, nicht jeder kleine Handwerksbetrieb benötigt sofort eine neue Software. Für den reinen Empfang mit wenigen Rechnungen kann eine einfache Lösung aus E-Mail-Postfach und Viewer ausreichen.

Die Entscheidung für oder gegen eine Software sollte sich am tatsächlichen Bedarf orientieren – etwa an der Rechnungsanzahl, der Anzahl der Mitarbeiter und der Frage, ob eigene Rechnungen strukturiert erstellt werden sollen.

Eine E-Rechnung lässt sich grundsätzlich auch ohne eigene Buchhaltungssoftware empfangen und weiterverarbeiten. Für kleine Handwerksbetriebe mit wenigen Rechnungen kann eine einfache Lösung aus E-Mail-Postfach und Viewer ausreichen.

Software wird sinnvoll, wenn viele Rechnungen, mehrere Mitarbeiter oder die eigene strukturierte Rechnungserstellung hinzukommen. Entscheidend ist, die Lösung am tatsächlichen Bedarf des Betriebs auszurichten.

Die Inhalte dieses Beitrags dienen ausschließlich der allgemeinen Information und Orientierung und stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Gesetzliche und technische Anforderungen können sich ändern. Bei verbindlichen Fragen sollten aktuelle offizielle Informationen oder qualifizierte Fachberatung herangezogen werden.