E-Rechnung per E-Mail erhalten – was muss ich jetzt tun?

Rechnungen per E-Mail gehören für viele Handwerksbetriebe zum Alltag. Mit der E-Rechnung kommt zunehmend eine weitere Form hinzu: Rechnungen, deren Daten in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen – etwa als XRechnung oder als ZUGFeRD-Datei.

Dieser Beitrag beschreibt sachlich und verständlich, was zu tun ist, wenn eine solche E-Rechnung per E-Mail eingeht – vom Öffnen über das Prüfen bis zur Weitergabe an Buchhaltung oder Steuerberater.

Ein erster Schritt ist, die eingegangene E-Mail und den Absender zu prüfen. So lässt sich einschätzen, ob die Rechnung aus einem vertrauenswürdigen Geschäftskontakt stammt.

Achten Sie darauf, ob Absenderadresse, Betreff und Anhang plausibel wirken. Bei Unklarheiten empfiehlt es sich, den Absender über einen bereits bekannten Kontaktweg nachzufragen.

E-Rechnungen können als unterschiedliche Dateien verschickt werden. Häufig sind das eine XML-Datei (etwa bei XRechnung) oder eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Daten (etwa bei ZUGFeRD).

Ein einfaches PDF ohne eingebettete strukturierte Daten ist hingegen grundsätzlich keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Mehr dazu im Beitrag PDF-Rechnung oder E-Rechnung.

Wenn eine XRechnung als XML-Datei verschickt wird, enthält diese Datei die strukturierten Rechnungsdaten. Sie ist der elektronische Bestandteil der Rechnung.

Es empfiehlt sich, diese Datei nicht einfach zu löschen – auch wenn sie sich auf den ersten Blick nicht komfortabel lesen lässt. Für die weitere Verarbeitung und die Aufbewahrung kann sie maßgeblich sein.

XRechnungen bestehen typischerweise aus strukturierten XML-Daten und enthalten keine zusätzliche PDF-Darstellung. Für eine lesbare Ansicht kann daher ein Viewer erforderlich sein.

Der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung über ELSTER kann XRechnung und ZUGFeRD lesbar darstellen. Damit lässt sich eine eingegangene Datei zunächst sichtbar machen, ohne dass sofort eine eigene Software angeschafft werden muss.

Nachdem die Rechnung lesbar dargestellt ist, sollten die Rechnungsdaten wie gewohnt geprüft werden – etwa Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistung und Beträge.

Dabei hilft es, die dargestellten Daten mit dem zugrunde liegenden Auftrag oder der erbrachten Leistung abzugleichen.

Bei hybriden E-Rechnungen wie ZUGFeRD verbindet eine Datei eine lesbare PDF-Darstellung mit strukturierten Rechnungsdaten.

Wenn die sichtbare PDF-Darstellung und die strukturierten Daten voneinander abweichen, sind die strukturierten Rechnungsdaten maßgeblich.

Nach der Prüfung sollte die Rechnung an die Buchhaltung oder den Steuerberater weitergegeben werden. Dabei empfiehlt es sich, die elektronische Originaldatei zu übermitteln – also etwa die XML-Datei oder die ZUGFeRD-PDF.

Ein bloßer Ausdruck reicht in der Regel nicht aus, weil die strukturierten Daten darin nicht enthalten sind.

Für kleine Handwerksbetriebe mit wenigen eingehenden E-Rechnungen reicht oft ein einfacher Ablauf: E-Mail prüfen, Datei nicht löschen, Rechnung mit einem Viewer lesbar darstellen, Daten prüfen und die Originaldatei an die Buchhaltung weitergeben.

Wer diesen Ablauf einmal festlegt und im Team bekannt macht, behält auch bei gelegentlichen E-Rechnungen den Überblick.

Lässt sich eine Datei nicht öffnen, empfiehlt es sich, zunächst beim Absender nachzufragen, in welchem Format die Rechnung verschickt wurde.

Gegebenenfalls hilft ein Viewer oder eine Software, die das entsprechende Format verarbeiten kann. Im Zweifall kann die Buchhaltung oder der Steuerberater unterstützen.

Zum reinen Empfang und zur lesbaren Darstellung ist nicht zwingend eine eigene Software erforderlich. Ein E-Mail-Postfach und ein geeigneter Viewer können für den Einstieg ausreichen.

Wer eingehende E-Rechnungen automatisch auslesen und in die Buchhaltung übernehmen möchte, benötigt eine Lösung, die die entsprechenden Formate verarbeitet. Ein Vergleich verschiedener Lösungen hilft bei der Einordnung.

Eine E-Rechnung kann grundsätzlich auch per E-Mail empfangen werden. Wer E-Mail und Absender prüft, die strukturierte Datei nicht löscht, die Rechnung lesbar darstellt und die Originaldatei an die Buchhaltung weitergibt, ist im Alltag gut aufgestellt.

Entscheidend bleibt: Eine normale PDF ist nicht automatisch eine E-Rechnung – und bei ZUGFeRD sind die strukturierten Rechnungsdaten maßgeblich.

Die Inhalte dieses Beitrags dienen ausschließlich der allgemeinen Information und Orientierung und stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Gesetzliche und technische Anforderungen können sich ändern. Bei verbindlichen Fragen sollten aktuelle offizielle Informationen oder qualifizierte Fachberatung herangezogen werden.