Was ist XRechnung?
XRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat auf XML-Basis. Die Rechnungsdaten liegen maschinell verarbeitbar vor, das Format enthält in der Regel keine zusätzliche PDF-Darstellung.
XRechnung ist häufig bei öffentlichen Auftraggebern relevant.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Darstellung mit strukturierten Rechnungsdaten. Eine solche Datei ist für Menschen lesbar und gleichzeitig elektronisch verarbeitbar.
XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
XRechnung
Reines XML-Format, maschinell verarbeitbar, ohne lesbare PDF-Darstellung. Häufig im Kontakt mit öffentlichen Auftraggebern gefordert.
ZUGFeRD
PDF mit eingebetteten strukturierten Daten. Lesbar für Menschen und gleichzeitig elektronisch verarbeitbar – im passenden Profil.
Welche Variante ist sinnvoll?
Welche Variante im Einzelfall sinnvoll ist, hängt unter anderem vom Empfänger, der eingesetzten Software und den betrieblichen Arbeitsabläufen ab. Es lässt sich daher keine pauschale Aussage treffen, dass jedes ZUGFeRD-Profil automatisch zulässig ist.
Betriebe sollten prüfen, welche Formate ihre Kunden erwarten und welche die eigene Software unterstützt.
Eine normale PDF ist keine E-Rechnung
Eine normale PDF-Datei ist nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung. Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und elektronisch weiterverarbeitet werden können.
Ein einfaches PDF oder ein eingescanntes Blatt Papier erfüllt diese Bedingung nicht.
Weiterführende Informationen
Die Inhalte dieses Beitrags dienen ausschließlich der allgemeinen Information und Orientierung und stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Gesetzliche und technische Anforderungen können sich ändern.
Wie gut ist Ihr Betrieb vorbereitet?
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