Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Daten in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und die elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Das Programm des Empfängers kann die Rechnungsdaten automatisch einlesen.
Zu den in Deutschland verbreiteten Formaten gehören XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Ausprägungen. Ein einfaches PDF oder ein eingescanntes Blatt Papier erfüllt diese Bedingung nicht – mehr dazu im Beitrag PDF-Rechnung oder E-Rechnung.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch inländische Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können. Das bedeutet, dass sie in die Lage versetzt sein müssen, eingehende strukturierte Rechnungen entgegenzunehmen.
Konkret geht es darum, dass eine elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr technisch ankommen und zumindest weiterverarbeitet werden kann.
Müssen Kleinunternehmer selbst E-Rechnungen erstellen?
Nach den aktuellen Regelungen sind Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung für ihre eigenen Leistungen ausgenommen. Sie müssen ihre Rechnungen also derzeit nicht zwingend in einem strukturierten elektronischen Format erstellen.
Das bedeutet jedoch nicht, dass sie es nicht dürfen. Wer möchte, kann seine Rechnungen freiwillig elektronisch und strukturiert ausstellen – etwa weil Kunden oder Auftraggeber das wünschen.
Hat die Kleinunternehmerregelung also nichts mit der E-Rechnung zu tun?
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG betrifft die Umsatzsteuer. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt unabhängig davon – auch für Kleinunternehmer.
Für die Pflicht zur eigenen Ausstellung ist die Kleinunternehmerregelung aktuell hingegen relevant: Kleinunternehmer sind nach den aktuellen Regelungen von der Ausstellungspflicht ausgenommen.
Empfang
Muss auch für Kleinunternehmer sichergestellt sein. Eingehende strukturierte Rechnungen müssen technisch ankommen und weiterverarbeitet werden können.
Erstellung
Nach aktuellen Regelungen für Kleinunternehmer nicht verpflichtend. Eine freiwillige Ausstellung ist jedoch möglich.
Reicht ein normales E-Mail-Postfach?
Für den Empfang reicht grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach. Wenn eine strukturierte Rechnung als Dateianhang eingeht, kann sie dort empfangen werden.
Für die weitere Verarbeitung kann je nach Format und eigenem Arbeitsablauf zusätzliche Software nötig sein – etwa, wenn die Rechnungsdaten automatisch ausgelesen und in die Buchhaltung übernommen werden sollen.
Braucht ein Kleinunternehmer spezielle Software?
Zum reinen Empfang ist spezielle Software nicht zwingend erforderlich. Wer eingehende E-Rechnungen jedoch automatisch auslesen und in die Buchhaltung übernehmen möchte, benötigt eine Lösung, die die entsprechenden Formate verarbeitet.
Welche Software für den eigenen Betrieb sinnvoll ist, hängt unter anderem von der Rechnungsanzahl, den verwendeten Formaten und der Zusammenarbeit mit Buchhaltung oder Steuerberater ab. Ein Vergleich verschiedener Lösungen hilft bei der Einordnung.
PDF, XRechnung und ZUGFeRD – wo liegt der Unterschied?
Keine E-Rechnung
Eine normale PDF ist für Menschen lesbar, enthält aber keine maschinell verarbeitbaren Rechnungsdaten. Sie ist daher nicht automatisch eine E-Rechnung.
XRechnung
Strukturiertes Format
XML-basiert und maschinell verarbeitbar. Enthält in der Regel keine zusätzliche PDF-Darstellung. Häufig bei öffentlichen Auftraggebern relevant.
ZUGFeRD
Hybrid-Format
Verbindet eine lesbare PDF-Darstellung mit strukturierten Rechnungsdaten. Lesbar für Menschen und gleichzeitig elektronisch verarbeitbar – im passenden Profil.
Wer die Formate und ihre Unterschiede genauer einordnen möchte, findet im Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD weitere Informationen.
Praktische Checkliste für Kleinunternehmer
Diese Punkte sollten kleine Handwerksbetriebe klären
- E-Mail-Postfach für den Empfang elektronischer Rechnungen eingerichtet
- Klar geregelt, an welche Adresse Rechnungen gehen und wer sie bearbeitet
- Geprüft, ob eingehende strukturierte Rechnungen geöffnet und weiterverarbeitet werden können
- Festgelegt, wie Rechnungen intern geprüft und an die Buchhaltung oder den Steuerberater übergeben werden
- Entscheiden, ob Rechnungen freiwillig als E-Rechnung erstellt werden sollen
- Geprüft, ob die vorhandene Software die benötigten Formate unterstützt
Typische Fehler
Häufige Missverständnisse rund um Kleinunternehmer und E-Rechnung
- Eine normale PDF als E-Rechnung einordnen – sie enthält keine strukturierten Rechnungsdaten
- Annehmen, die E-Rechnung betreffe Kleinunternehmer gar nicht – die Empfangspflicht gilt auch für sie
- Glauben, spezielle Software sei für den reinen Empfang zwingend erforderlich
- Übersehen, dass bei einem Wechsel zur Regelbesteuerung die Ausstellungspflicht greifen kann
- Eingehende Rechnungen nur ausdrucken und die elektronische Originalform nicht aufbewahren
Fazit
Für kleine Handwerksbetriebe als Kleinunternehmer lautet die Einordnung im August 2026: E-Rechnungen empfangen können – ja, selbst erstellen müssen – nach aktuellen Regelungen nein. Eine normale PDF bleibt dabei keine E-Rechnung.
Wer den Empfang klar organisiert und bei Bedarf freiwillig strukturierte Rechnungen erstellt, ist im Alltag gut aufgestellt. Bei einem späteren Wechsel zur Regelbesteuerung sollte die Ausstellungspflicht rechtzeitig geprüft werden.
Weiterführende Informationen
Die Inhalte dieses Beitrags dienen ausschließlich der allgemeinen Information und Orientierung und stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Gesetzliche und technische Anforderungen können sich ändern.
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