Empfang von E-Rechnungen
Ein erster wichtiger Punkt ist sicherzustellen, dass eingehende E-Rechnungen im Betrieb technisch empfangen, geöffnet und weiterverarbeitet werden können. Dabei sollte geklärt werden, über welchen Weg Rechnungen eingehen und ob die vorhandene Software strukturierte Rechnungsdaten lesen kann.
Zusätzlich sollte festgelegt werden, wie Rechnungen intern geprüft, freigegeben und an die Buchhaltung oder den Steuerberater übergeben werden.
Erstellung strukturierter Rechnungen
Neben dem Empfang ist die Erstellung eigener Rechnungen relevant. Dabei sollte geprüft werden, ob die verwendete Software die benötigten Rechnungsdaten in einem strukturierten Format ausgeben kann.
Für Handwerksbetriebe häufig relevante Funktionen
- Abschlags- und Schlussrechnungen
- Projekt- oder Baustellenbezug
- Wiederkehrende Rechnungen
XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung
XML-basiert und maschinell verarbeitbar. Enthält in der Regel keine zusätzliche PDF-Darstellung. Häufig bei öffentlichen Auftraggebern relevant.
ZUGFeRD
Verbindet eine lesbare PDF-Darstellung mit strukturierten Rechnungsdaten. Für Menschen lesbar und gleichzeitig elektronisch verarbeitbar.
Welche Variante im Einzelfall sinnvoll ist, hängt unter anderem vom Empfänger, der eingesetzten Software und den betrieblichen Arbeitsabläufen ab.
Softwareprüfung
Eine frühzeitige Prüfung der vorhandenen Software hilft, spätere Probleme zu vermeiden. Dabei sollte geklärt werden, welche Formate und Funktionen bereits unterstützt werden und welche Updates gegebenenfalls anstehen.
Buchhaltung und Steuerberater
Rechnungserstellung, Buchhaltung und Steuerberatung sollten möglichst zusammen gedacht werden. Je weniger Medienbrüche zwischen den einzelnen Schritten entstehen, desto einfacher lässt sich der Prozess im Alltag handhaben.
Elektronische Aufbewahrung
Bei einer E-Rechnung sollte zumindest der strukturierte elektronische Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt.
Wie die Aufbewahrung organisatorisch umgesetzt wird, hängt unter anderem von Software, Buchhaltung und betrieblichen Prozessen ab. Bei steuerlichen Detailfragen sollten aktuelle offizielle Informationen oder qualifizierte Fachberatung genutzt werden.
Weiterführende Informationen
Die Inhalte dieses Beitrags dienen ausschließlich der allgemeinen Information und Orientierung und stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Gesetzliche und technische Anforderungen können sich ändern.
Wie gut ist Ihr Betrieb vorbereitet?
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